Privacy Reglement
PRIVACYREGLEMENT VOLKSUNIVERSITEIT NAARDEN-BUSSUM
ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming (A.V.G.)
Vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 25/05/2018
Artikel 1: Definities
In deze regeling wordt verstaan onder:
- Naam organisatie: Stichting Volksuniversiteit Naarden-Bussum, verder aan te duiden als VU-NB;
- Voorzitter: de voorzitter van de VU-NB;
- Penningmeester: de penningmeester van de VU-NB;
- Bestuur: het bestuur van de VU-NB;
- Personeelslid: werknemer in dienst van de VU-NB;
- Vrijwilliger: eenieder die op basis van vrijwilligheid in overleg met het bestuur activiteiten verricht in het kader van de VU-NB;
- Cursist: eenieder die deelneemt aan een cursus, excursie, lezing of workshop in het lopende programma van de VU-NB;
- Oud-cursist: eenieder die een cursist is geweest;
- Docent: eenieder die, al dan niet onder contract, een cursusonderdeel verzorgt dan wel heeft verzorgd bij de VU-NB;
- Bestand: elkdoor de VU-NB gecreëerd en beheerd geheelvanpersoonsgegevensdie betrekking hebben op de categorieën personen die genoemd zijn in artikel 3 van deze regeling;
- Persoonsdossier: het geheel van (schriftelijk) vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze regeling. De dossiers kunnen bestaan uit een fysiek en een elektronisch gedeelte;
- Betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn opgenomen;
- Persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;
- Derde: natuurlijke persoon of rechtspersoon niet zijnde een persoon behorende tot een categorie als genoemd in artikel 3;
- Verordening: de Algemene Verordening Gegevensbescherming, verder aan te duiden als AVG, die is gebaseerd op de Verordening van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
- cursisten in te schrijven voor een cursus aan de VU-NB, en ter verdere afhandeling van zaken rond hun inschrijving en deelname;
- docenten te kunnen voorzien van de nodige informatie m.b.t. het cursusprogramma voor zover voor hun van belang;
- de administratieve handelingen te kunnen verrichten t.a.v. de contractuele verplichtingen jegens de Belastingdienst welke voortvloeien uit contracten met docenten;
- bestuursleden en vrijwilligers te kunnen voorzien van de nodige informatie t.a.v. het cursusprogramma van de VU-NB, voor zover relevant voor elk van dezen.
- bij inschrijving op een cursus of andere activiteit van de VU-NB
- bij contractering als docent
- bij in dienst treding als werknemer
- bij aanmelding als bestuurslid of vrijwilliger.
- de voorzitter;
- de penningmeester;
- de verwerkers;
- personeelsleden, onder toezicht van een verwerker.
- dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
- dit geschiedt op verzoek van of met toestemming van de betrokkene.
- De VU-NB dient financiële gegevens van personeelsleden en docenten ingevolge wettelijke belastingbepalingen gedurende een periode van zeven jaar te bewaren.
- De persoonsgegevens van cursisten en vrijwilligers worden vernietigd zodra de relatie tussen de VU-NB en hen is beëindigd, tenzij door hen toestemming is gegeven tot het behoud ervan.
- achternaam, voorletters
- adres, postcode*
- woonplaats*
- telefoonnummers overdag, avond, mobiel**
- e-mail adres**
- geboortedatum* : inschrijving op activiteiten van de VU-NBis in beginsel mogelijk voor personen van 18 jaar en ouder
- BSN – het burgerservicenummer wordt geregistreerd in geval de cursist ten behoeve van de cursussen NT2 gebruik maakt van de leenmogelijkheid bij DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs)
- Nationaliteit – idem als bij BSN en in geval de subsidievoorwaarden van de gemeente dit vereisen
- IBAN – t.b.v. automatische incasso van cursus- of lesgelden en/of restitutie (teveel) betaalde cursus- of lesgelden
- de door de betrokkene gevolgde cursussen c.q. cursushistorie
- geboortedatum – wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording
- BSN – wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording
- Nationaliteit – wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording
- IBAN – voor uitbetaling financiële vergoedingen
- de door de betrokkene gegeven cursussen
- BSN – wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording
- Nationaliteit – wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording
- IBAN – voor uitbetaling salaris
- KvK nummer – wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording (ZZP)
- BTW nummer – wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording (ZZP)
- IBAN – voor uitbetaling kostenvergoedingen