Privacy Reglement

PRIVACYREGLEMENT VOLKSUNIVERSITEIT NAARDEN-BUSSUM

ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming (A.V.G.)

Vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 25/05/2018

Artikel 1: Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

Naam organisatie: Stichting Volksuniversiteit Naarden-Bussum, verder aan te duiden als VU-NB;
Voorzitter: de voorzitter van de VU-NB;
Penningmeester: de penningmeester van de VU-NB;
Bestuur: het bestuur van de VU-NB;
Personeelslid: werknemer in dienst van de VU-NB;
Vrijwilliger: eenieder die op basis van vrijwilligheid in overleg met het bestuur activiteiten verricht in het kader van de VU-NB;
Cursist: eenieder die deelneemt aan een cursus, excursie, lezing of workshop in het lopende programma van de VU-NB;
Oud-cursist: eenieder die een cursist is geweest;
Docent: eenieder die, al dan niet onder contract, een cursusonderdeel verzorgt dan wel heeft verzorgd bij de VU-NB;
Bestand: elkdoor de VU-NB gecreëerd en beheerd geheelvanpersoonsgegevensdie betrekking hebben op de categorieën personen die genoemd zijn in artikel 3 van deze regeling;
Persoonsdossier: het geheel van (schriftelijk) vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze regeling. De dossiers kunnen bestaan uit een fysiek en een elektronisch gedeelte;
Betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn opgenomen;
Persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;
Derde: natuurlijke persoon of rechtspersoon niet zijnde een persoon behorende tot een categorie als genoemd in artikel 3;
Verordening: de Algemene Verordening Gegevensbescherming, verder aan te duiden als AVG, die is gebaseerd op de Verordening van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

Artikel 2: Doelstelling van het bestand

Het bestand zal alleen die gegevens bevatten welke nodig zijn om:

cursisten in te schrijven voor een cursus aan de VU-NB, en ter verdere afhandeling van zaken rond hun inschrijving en deelname;
docenten te kunnen voorzien van de nodige informatie m.b.t. het cursusprogramma voor zover voor hun van belang;
de administratieve handelingen te kunnen verrichten t.a.v. de contractuele verplichtingen jegens de Belastingdienst welke voortvloeien uit contracten met docenten;
bestuursleden en vrijwilligers te kunnen voorzien van de nodige informatie t.a.v. het cursusprogramma van de VU-NB, voor zover relevant voor elk van dezen.

Artikel 3: Categorieën personen, opgenomen in het bestand

Het bestand bevat uitsluitend persoonsgegevens van cursisten, oud-cursisten voor zover met hun toestemming, docenten, oud-docenten voor zover met hun toestemming, personeelsleden, vrijwilligers en voorts van personen en bedrijven die hebben aangegeven dat zij geïnteresseerd zijn in het cursusaanbod van de VU-NB.

Artikel 4: Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen

1. Het bestand omvat voor de personen genoemd in artikel 3 de gegevens, zoals vermeld in

bijlage I, die bij deze regeling is gevoegd.

2. De persoonsgegevens worden verkregen door verstrekking door de betrokkene (of na machtiging door betrokkene):

bij inschrijving op een cursus of andere activiteit van de VU-NB
bij contractering als docent
bij in dienst treding als werknemer
bij aanmelding als bestuurslid of vrijwilliger.

3. De in het eerste lid bedoelde bijlage vormt onderdeel van deze regeling.

Artikel 5: Verantwoordelijkheid

1. De VU-NB is verwerkingsverantwoordelijke. Het bestuur ziet toe op het beheer, de ontwikkeling en de toepassing van het bestand, e.e.a. overeenkomstig het in deze regeling bepaalde.

2. Het bestuur ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels.

3. Het bestuur wijst ten behoeve van de verwerking van persoonsgegevens een of meer daartoe bevoegde verwerkers aan, en bevordert dat zorg gedragen wordt voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van het bestand, tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

Artikel 6: Functioneren van het bestand

1. Het bestand wordt uitsluitend gebruikt door de daartoe aangewezen verwerkers.

2. De in het bestand opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in artikel 2 van deze regeling omschreven doelstelling.

Artikel 7: Toegang tot het bestand

1. Toegang tot het bestand hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden:

de voorzitter;
de penningmeester;
de verwerkers;
personeelsleden, onder toezicht van een verwerker.

2. Toegang tot het bestand kan uitsluitend worden verkregen door middel van de persoonlijk toegekende toegangcodes aan de in lid 1. genoemde personen.

3. Aan deze toegangcodes zijn specifieke rechten gekoppeld inzake het verwerken, wijzigen, verwijderen, en/of raadplegen van de opgeslagen gegevens.

4. Een docent krijgt functioneel toegang tot enkel de benodigde persoonsgegevens van de deelnemers aan de door hem/haar gegeven lesactiviteit.

Artikel 8: Verstrekking van gegevens aan derden

Uit het bestand worden geen gegevens aan derden verstrekt, tenzij:

dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
dit geschiedt op verzoek van of met toestemming van de betrokkene.

Artikel 9: Bewaring en vernietiging van de gegevens

De VU-NB dient financiële gegevens van personeelsleden en docenten ingevolge wettelijke belastingbepalingen gedurende een periode van zeven jaar te bewaren.
De persoonsgegevens van cursisten en vrijwilligers worden vernietigd zodra de relatie tussen de VU-NB en hen is beëindigd, tenzij door hen toestemming is gegeven tot het behoud ervan.

Artikel 10: Recht op inzage en afschrift

1. De betrokkene heeft het recht om van de VU-NB uitsluitsel te verkrijgen over de verwerking van hem/haar betreffende persoonsgegevens en daarvan inzage te verkrijgen. Daarnaast heeft de betrokkene recht op de in artikel 15 lid 1 sub a t/m h AVG bedoelde informatie. Het verzoek daartoe wordt door de betrokkene of diens gemachtigde schriftelijk bij de voorzitter ingediend, waarbij een legitimatie en, indien het een gevolmachtigde betreft, tevens een schriftelijke volmacht van de betrokkene wordt overgelegd.

2. Op schriftelijk verzoek van de betrokkene verstrekt de VU-NB aan hem/haar kopie van zijn /haar persoonsgegevens die worden verwerkt. Desgevraagd kan het verzochte ook in gangbare elektronische vorm verstrekt worden.

Artikel 11: Recht op rectificatie

De betrokkene of diens gemachtigde heeft op de voet van artikel 16 AVG het recht om van de VU-NB onverwijld rectificatie van hem/haar betreffende onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen. Het verzoek daartoe wordt schriftelijk vergezeld van een legitimatie en, voorzover het een gemachtigde betreft, voorzien van een schriftelijke volmacht van de betrokkene, bij de voorzitter ingediend. De beslissing op dit verzoek volgt binnen vier weken na datum binnenkomst verzoek. Een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.

Artikel 12: Recht op gegevenswissing

In de gevallen als bedoeld in artikel 17 AVG heeft de betrokkene het recht van de VU-NB zonder onredelijke vertraging wissing van hem/haar betreffende persoonsgegevens te verkrijgen, waartoe de VU-NB verplicht is in de in het aangehaalde artikel genoemde gevallen, tenzij anders is overeengekomen of krachtens wettelijk voorschrift voortgezette bewaring is vereist. Het verzoek daartoe wordt door de betrokkene of diens gemachtigde schriftelijk gedaan aan de voorzitter, waarbij een legitimatie en, indien het een gemachtigde betreft, tevens een schriftelijke volmacht van de betrokkene wordt overgelegd. Een afwijzende beslissing op het verzoek is met redenen omkleed en wordt onverwijld gegeven.

Artikel 13: Beroep

In het geval dat een betrokkene het niet eens is met een besluit van de verwerkingsverantwoordelijke betrekking hebbende op deze regeling wordt verwezen naar de AVG.

Artikel 14: Slotbepaling

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet zijn de bepalingen van de AVG rechtstreeks van toepassing.

BIJLAGE I

Het bestand omvat over de in artikel 3 bedoelde personen de volgende gegevens:

Alle personen:

achternaam, voorletters
adres, postcode*
woonplaats*
telefoonnummers overdag, avond, mobiel**
e-mail adres**

Cursisten:

geboortedatum* : inschrijving op activiteiten van de VU-NBis in beginsel mogelijk voor personen van 18 jaar en ouder
BSN – het burgerservicenummer wordt geregistreerd in geval de cursist ten behoeve van de cursussen NT2 gebruik maakt van de leenmogelijkheid bij DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs)
Nationaliteit – idem als bij BSN en in geval de subsidievoorwaarden van de gemeente dit vereisen
IBAN – t.b.v. automatische incasso van cursus- of lesgelden en/of restitutie (teveel) betaalde cursus- of lesgelden
de door de betrokkene gevolgde cursussen c.q. cursushistorie

Docenten:

geboortedatum – wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording
BSN – wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording
Nationaliteit – wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording
IBAN – voor uitbetaling financiële vergoedingen
de door de betrokkene gegeven cursussen

Personeelsleden:

BSN – wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording
Nationaliteit – wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording
IBAN – voor uitbetaling salaris
KvK nummer – wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording (ZZP)
BTW nummer – wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording (ZZP)

Vrijwilligers:

IBAN – voor uitbetaling kostenvergoedingen

* Gegevens over woonplaats, postcode en leeftijd worden geanonimiseerd verwerkt ten behoeve van statistische gegevens omtrent aard en herkomst van de cursisten en docenten.

** Telefoon en email-gegevens zijn nodig om cursisten tijdig te kunnen informeren in geval van ziekte van de docent en andere leswijzigingen.